Annak ellenére, hogy a projekthez szükséges pénzügyi támogast kérő pályázatot a fogadó szervezet nyújtja be saját nemzeti irodájához, az EVS projekt-terv kidolgozásában a küldő és a fogadó szervezet, valamint az önkéntes egyaránt részt vesz. A partnerek a feladatot távmunkában valósítják meg.

Ha kíváncsi vagy, hogy mit tartalmaz és hogyan épül fel az EVS pályázati űrlap (amelyet tehát nem neked kell kitöltened), akkor azt innen letöltheted.

A pályázati űrlapnak vannak olyan kérdései, amelyre a fogadó szervezet tud leginkább válaszolni, és természetesen vannak olyan kérdések, amelyek elsősorban a küldő oldalt érintik. Fontos azonban, hogy a pályázat végső tartalma csak olyan részleteket tartalmazzon, amellyel mindhárom fél egyet tud érteni. Ezért fontos a pályázat együttműködésen alapuló kidolgozása és a pályázatíró munka közbeni folyamatos kommunikáció, egyeztetés a felek között.

Melyek azok a kérdéskörök, melyek kidolgozásában a küldő szervezet és az önkéntes alapvetően érintett? Előnyös az, ha az alábbi szempontok kidolgozásában a küldő oldal játsza a vezető szerepet:

• Az önkéntes indulás előtti és önkéntes szolgálat közbeni felkészítése, képzése.
• Az önkéntes projektben vállalt szerepének és feladatainak részletes kidolgozása.
• A tanulási folyamat elismerésének és érvényesítésének, valamint visszajelzése és értékelése érdekében tervezett lépések.
• A partnerek együttműködésének formája és módja a projekt teljes időtartama alatt.
• Az EVS ismertségének, a Fiatalok Lendületben Program népszerűségének terjesztésére milyen közös lépéseket tesznek a projekt partnerek.
• A kockázat megelőzéssel és válságkezeléssel kapcsolatos általános intézkedések kidolgozása.
• Az önkéntes személyére vonatkozóan milyen változásra, illetve eredményekre lehet számítani az EVS projekt eredményeként, illetve milyen módszerekkel tartjuk mindezt elérhetőnek. 
• Hosszú távon hoyan érhető el a tevékenység eredményeinek megsokszorozása és fenntarthatósága.